Fibalo nimmt Belege per E-Mail an Ihre Firmenadresse, per Upload im Browser und über die App entgegen. Diese Formate werden verarbeitet:

Unterstützte Formate

  • PDF: Rechnungen, Quittungen und Abrechnungen. Die Werte werden automatisch erkannt.
  • JPG und PNG: Fotos und Scans von Papierbelegen. Die App wandelt iPhone-Fotos (HEIC) vor dem Hochladen in JPG um.
  • XRechnung (XML) in beiden Syntaxen, UBL und CII. Die Werte werden direkt aus den XML-Daten übernommen, ohne KI-Erkennung.
  • ZUGFeRD und Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) ab dem Profil BASIC, also auch EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die Werte kommen aus dem eingebetteten XML, das PDF bleibt das Original.
  • DATEV-EXTF-Buchungsstapel (CSV): per Upload im Browser, für Mitglieder mit Vollzugriff.

So verarbeitet Fibalo eine E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung sind die XML-Daten maßgeblich. Fibalo liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Positionen, Steuersätze und Beträge aus den Daten und prüft sie mit denselben Regeln wie jeden anderen Beleg: Summen, Steuerbeträge, USt-IdNr. und IBAN. Stimmen alle Prüfungen, wird der Beleg wie gewohnt automatisch bestätigt.

Eine XRechnung hat kein Bild. In der Belegansicht zeigt Fibalo sie deshalb als lesbare Darstellung mit Lieferant, Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer und Summen. Die Original-XML-Datei wird unverändert gespeichert und lässt sich jederzeit herunterladen.

Unter „Herkunft“ steht bei solchen Belegen „E-Rechnung“ mit dem Format, zum Beispiel „XRechnung (UBL)“ oder „ZUGFeRD / Factur-X“.

Wann eine E-Rechnung geprüft werden muss

  • E-Rechnung (XML) nicht lesbar: Die Datei ist beschädigt oder keine gültige Rechnung. Bitte fordern Sie beim Lieferanten eine neue Datei an.
  • E-Rechnung im PDF nicht lesbar: Das eingebettete XML konnte nicht ausgelesen werden. Das PDF steht zur Prüfung bereit.
  • E-Rechnung ist weder Rechnung noch Gutschrift: Die Datei trägt eine Belegart, die Fibalo nicht automatisch bucht.
  • Fehlt ein Pflichtwert in den XML-Daten, ergänzt Fibalo nichts. Der Beleg geht mit dem fehlenden Feld in „Zu prüfen“.

Gut zu wissen

  • ZUGFeRD-Dateien in den Profilen MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung. Fibalo erkennt sie wie ein normales PDF.
  • XML-Dateien, die keine Rechnung sind, werden nicht als Beleg übernommen.
  • Kommt dieselbe Rechnung zusätzlich als PDF, erscheint der zweite Beleg mit dem Hinweis „Möglicher Doppelbeleg“, wenn Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant übereinstimmen.